UTANGULIZI: Hesabu Ndio Moyo wa Biashara ya Saluni
Katika mazingira ya biashara ya saluni nchini Tanzania, ni jambo la kawaida kuona saluni imejaa wateja, wasusi wako bize, lakini mwisho wa mwezi mwenye saluni analia hana pesa ya kulipa kodi au kununua dawa mpya. Tatizo hapa mara nyingi si ukosefu wa wateja, bali ni ukosefu wa kutunza hesabu za saluni ya kike kwa usahihi. Wajasiriamali wengi huchanganya "lahaula" (gross sales) na faida, na kibaya zaidi, huchanganya pesa ya saluni na pesa ya matumizi binafsi ya nyumbani.
Makala hii imeandaliwa ili kukupa mwongozo rahisi, usiokuwa na maneno magumu ya kihasibu, wa jinsi ya kudhibiti mzunguko wa pesa zako. Tutajifunza jinsi ya kutumia daftari la kawaida (Counter book) kurekodi kila senti inayoingia na kutoka, jinsi ya kukokotoa faida ya kila kichwa unachosuka au kuweka dawa, na mbinu za kuepuka wizi wa wafanyakazi au upotevu wa bidhaa. Iwe una saluni ndogo uswahilini au kubwa katikati ya mji, kanuni hizi ndizo zitakazokutofautisha na biashara zinazokufa baada ya mwaka mmoja.
MAHITAJI MUHIMU NA MAANDALIZI YA KUTUNZA HESABU
Kutunza hesabu hakuhitaji uwe na shahada ya uhasibu. Kinachohitajika ni nidhamu na vifaa vichache vya msingi ambavyo vinapatikana katika duka lolote la vifaa vya ofisini.
- Vifaa vya Kurekodi (Stationery):
Unahitaji 'Counter Book' kubwa mbili. Moja itakuwa ya 'Mauzo ya Siku' (Daily Sales) na nyingine ya 'Matumizi na Stoku' (Expenses & Inventory). Pia, nunua kitabu cha risiti (Receipt Book) chenye nakala mbili (duplicate). Hata kama huna mashine ya EFD bado, kutoa risiti ya mkono kunajenga uaminifu na kunakupa kumbukumbu ya nani alilipa nini. Kikokotoo (Calculator) ni muhimu ili usifanye makosa ya kujumlisha kichwani.
- Nidhamu ya Fedha (Financial Discipline):
Hiki ndicho "kifaa" kigumu zaidi kupata. Lazima ujenge utaratibu wa kuandika kila kitu. Ukinunua uzi wa shilingi 500, andika. Ukimpa msusi nauli ya shilingi 1000, andika. Bila nidhamu hii, daftari lako litakuwa na takwimu za uongo ambazo hazitakusaidia.
- Mifumo ya Kidijitali (Optional):
Kwa wale wenye simu janja (smartphones), kuna programu (Apps) rahisi kama Bookipi au hata kutumia Excel/Google Sheets. Hii inasaidia sana kufanya majumuisho ya mwezi kiotomatiki, lakini kwa kuanzia, daftari na kalamu vinatosha kabisa.
UCHAMBUZI WA KINA: HATUA KWA HATUA ZA KUTUNZA HESABU
Hapa tutaingia ndani zaidi na kuangalia format ya jinsi ya kuandika hesabu zako ili ziwe na maana.
1. Daftari la Mapato (Daily Sales Record)
Gawanya ukurasa wako wa daftari katika safu (columns) tano: Tarehe, Jina la Mteja, Huduma Iliyotolewa, Msusi Aliyehudumia, na Kiasi Kilicholipwa.
Mfano:
01/11/2023 | Mama Juma | Kusuka Yeboyebo | Msusi Asha | TZS 20,000
Hii inakusaidia kujua vitu viwili: Kwanza, jumla ya pesa iliyoingia siku hiyo. Pili, inakusaidia kujua ni msusi yupi anafanya kazi nyingi (ili kumlipa komisheni yake) na ni huduma gani inaleta pesa nyingi (ili uiboreshe). Mwisho wa siku, jumlisha pesa taslimu na ile iliyoingia kwa Lipa Namba, hakikisha inalingana na kilichoandikwa.
2. Daftari la Matumizi (Expenses Record)
Hapa ndipo wengi huanguka. Matumizi ya saluni lazima yagawanyike katika makundi mawili: Matumizi ya Moja kwa Moja (Direct Costs) na Matumizi ya Uendeshaji (Overheads).
- Matumizi ya Moja kwa Moja: Hizi ni gharama zinazotoka kulingana na huduma. Mfano: Dawa ya nywele, shampoo, uzi, rasta. Ukinunua rasta kwa ajili ya mteja fulani, iandike hapa.
- Matumizi ya Uendeshaji: Hizi ni gharama za kudumu kama Kodi ya pango, Umeme (LUKU), Maji, na Mishahara ya kudumu. Hata kama unalipa kodi mara moja kwa mwaka,igawanye kwa miezi 12 ili ujue kila mwezi unapaswa kutenga kiasi gani.
3. Mshahara Wako (Owner's Salary)
Kosa kubwa la wajasiriamali wa Kitanzania ni kuchukua pesa kwenye droo ya saluni kwa ajili ya kununua mboga nyumbani au kulipa ada za watoto. Hii inaua mtaji. Jilipe mshahara. Panga kiasi maalum (mfano TZS 300,000) ambacho utajilipa kila mwisho wa mwezi. Matumizi yako binafsi yatoke kwenye mshahara huo, si kwenye mauzo ya kila siku ya saluni. Hii inakupa picha halisi ya faida ya biashara.
4. Udhibiti wa Stoku (Inventory Control)
Hesabu za pesa haziendi bila hesabu za bidhaa. Fanya ukaguzi wa stoku (Stock Taking) kila wiki. Hesabu una makopo mangapi ya TCB, chupa ngapi za Shampoo, na paketi ngapi za Rasta. Linganisha na mauzo yaliyofanyika. Ikiwa daftari la mauzo linaonyesha wateja watano wamewekwa dawa, lakini makopo mawili ya dawa yamepungua (wakati kopo moja linahudumia watu wanne), jua kuna wizi au matumizi mabaya.
FAIDA NA CHANGAMOTO ZA KUTUNZA HESABU
Kuanza utaratibu huu kuna faida kubwa, lakini pia kuna changamoto zake za kiutendaji.
Faida (Manufaa)
- Urahisi wa Kupata Mikopo: Benki au taasisi za fedha (kama NMB, CRDB, au taasisi za mikopo midogo) zinataka kuona mzunguko wako wa biashara kabla ya kukupa mkopo. Daftari lililoandikwa vizuri ni ushahidi tosha wa uwezo wako wa kulipa.
- Kujua Faida au Hasara: Hesabu zinakusaidia kujua ukweli mchungu au mtamu. Unaweza kugundua kuwa licha ya saluni kujaa, unapata hasara kwa sababu unatumia dawa ghali sana huku ukitoza bei ndogo. Hesabu zinakupa mwanga wa kupandisha bei au kubadili bidhaa.
- Kudhibiti Wizi: Wafanyakazi wakijua kuwa kila kitu kinaandikwa na kukaguliwa, mwanya wa kuiba bidhaa au kuficha pesa za wateja unapungua sana.
Changamoto na Utatuzi
- Uvivu na Kusahau: Kuna siku utachoka sana na kuona uvivu kuandika hesabu usiku.
Ushauri: Fanya iwe sheria; saluni haifungwi mpaka hesabu zimefungwa. Au mpe jukumu hili meneja au mhasibu wa muda (part-time accountant). - Hofu ya Kodi (TRA): Wengi wanaogopa kutunza hesabu wakidhani TRA watawatoza kodi kubwa.
Ushauri: Kinyume chake ni sahihi. TRA wakikukadiria bila hesabu, wanakupa kodi kubwa. Ukiwapelekea hesabu zako zinazoonyesha faida halisi (ambayo inaweza kuwa ndogo), utatozwa kodi kulingana na uhalisia huo.
MBINU ZA MAFANIKIO KATIKA USIMAMIZI WA FEDHA
Ili kufanikiwa zaidi, zingatia mbinu hizi za ziada:
- Tenganisha Akaunti za Benki: Usitumie akaunti yako binafsi ya NMB au M-Pesa kwa ajili ya biashara. Fungua akaunti ya biashara. Pesa yote ya mauzo iingie huko, na matumizi yatoke huko. Hii inajenga historia nzuri ya kibenki.
- Weka Akiba ya Dharura: Tenga asilimia ndogo (mfano 5-10%) ya faida kila mwezi kwa ajili ya dharura (kama dryer kuungua, au kodi kupanda ghafla). Hii inaitwa 'Sinking Fund'.
- Fuatilia Madeni: Katika biashara ya saluni, wateja wa "nitaulipia kesho" ni wengi. Kuwa na daftari maalum la madeni nausiwaachie deni likae muda mrefu. Deni la muda mrefu ni hasara iliyojificha.
HITIMISHO
Kumbuka, kutunza hesabu za saluni ya kike si kazi ya ziada au ukarani tu; ni uhai wa biashara yako. Bila hesabu, unaendesha gari usiku ukiwa umezima taa—huwezi kuona shimo lililoko mbele yako. Anza leo na daftari la shilingi 3,000, jenga nidhamu ya kuandika kila senti, na utaona jinsi biashara yako itakavyobadilika kutoka kuwa "vijiwe vya kupiga umbea" na kuwa kampuni inayokua na kutoa faida endelevu.
Usisubiri uwe na mamilioni ndipo uanze kutunza hesabu; anza kutunza hesabu iliupate hayo mamilioni!
