Utangulizi: Umuhimu wa Sekta ya Ununuzi na Ugavi Tanzania
Sekta ya Ununuzi na Ugavi (Procurement and Supply Chain Management) ni moyo wa utendaji wa serikali na mashirika binafsi. Ajira za Procurement & Logistic Management Zilizotangazwa Leo ni muhimu sana kwa sababu zaidi ya asilimia 70 ya bajeti ya Serikali ya Tanzania hutumika kupitia ununuzi wa umma. Hivyo, maafisa ununuzi wana jukumu zito la kuhakikisha kuwa fedha za umma zinatumika kwa tija ili kupata thamani halisi ya fedha (Value for Money).
Katika kipindi hiki ambacho Tanzania inatekeleza miradi mikubwa ya kimkakati kama vile ujenzi wa Reli ya Kisasa (SGR) na Bwawa la Julius Nyerere, mahitaji ya wataalamu wa Ajira Serikalini na Sekta binafsi Tanzania katika fani hii yameongezeka maradufu. Waajiri wanatafuta watu wenye weledi wa kusimamia mnyororo wa ugavi, kuanzia kupanga mahitaji, kutangaza zabuni, kusimamia mikataba, hadi kuhakikisha bidhaa au huduma inamfikia mlaji kwa wakati sahihi na gharama nafuu. Makala hii itakuongoza hatua kwa hatua jinsi ya kuzifikia fursa hizi na kuwa mshindi katika soko la ajira.
Majukumu Makuu ya Afisa Ununuzi na Ugavi
Ingawa majukumu yanaweza kutofautiana kulingana na ukubwa wa taasisi, msingi wa kazi hii unabaki pale pale. Waajiri wanatarajia mwombaji aweze kutekeleza yafuatayo kwa ufanisi:
- Uandaaji wa Mpango wa Ununuzi wa Mwaka (Annual Procurement Plan - APP): Hili ni jukumu la msingi ambapo afisa hushirikiana na idara nyingine kukusanya mahitaji na kuyapangia bajeti na muda wa ununuzi kabla ya mwaka wa fedha kuanza.
- Usimamizi wa Mchakato wa Zabuni (Tendering Process): Kuandaa nyaraka za zabuni (Tender Documents), kutangaza fursa za zabuni kupitia mfumo wa NeST (National e-Procurement System of Tanzania), na kuratibu ufunguaji na tathmini ya zabuni hizo.
- Usimamizi wa Mikataba (Contract Management): Kuhakikisha kuwa wazabuni wanatimiza masharti ya mkataba, ikiwemo kuleta bidhaa zenye ubora uliokubalika na kwa muda uliopangwa.
- Udhibiti wa Mali (Inventory Control & Store Management): Kusimamia bohari (store), kupokea mali, kuzitunza, na kuzigawa kwa watumiaji huku akitunza kumbukumbu sahihi kwenye leja (Ledgers) na mifumo ya kielektroniki.
- Lojistiki na Usafirishaji: Kupanga namna bora ya kusafirisha bidhaa kutoka kwa wasambazaji hadi kwenye ghala au kwa watumiaji wa mwisho, huku akizingatia gharama na usalama wa mizigo.
Sifa na Vigezo Muhimu (PSPTB na Elimu)
Kada ya Ununuzi na Ugavi ni taaluma inayodhibitiwa kisheria nchini Tanzania. Ili kuomba Ajira za Procurement & Logistic Management Zilizotangazwa Leo, ni lazima ukidhi vigezo mahususi vilivyowekwa na bodi na waajiri:
Elimu na Taaluma
Mwombaji lazima awe na Shahada ya Ununuzi na Ugavi (Bachelor Degree in Procurement and Supplies Management/Logistics) au Stashahada ya Juu (Advanced Diploma) kutoka chuo kinachotambuliwa kama vile Chuo cha Usimamizi wa Fedha (IFM), Chuo cha Elimu ya Biashara (CBE), au TIA.
Usajili wa Bodi ya PSPTB
Hiki ni kigezo cha "Kufa na Kupona". Sheria inataka kila mtaalamu wa ununuzi asajiliwe na Bodi ya Wataalamu wa Ununuzi na Ugavi (Procurement and Supplies Professionals and Technicians Board - PSPTB). Waajiri wengi, hasa Serikalini, wanahitaji uwe na cheti cha CPSP (Certified Procurement and Supplies Professional). Kwa nafasi za kuanzia, usajili wa awali (Graduate Category) unaweza kukubalika, lakini kwa nafasi za juu, CPSP na usajili kamili (Full Registration) ni lazima.
Ujuzi Lain na wa Kiufundi
Uwezo wa kutumia mfumo wa NeST ni muhimu sana kwa sasa. Pia, ujuzi wa kompyuta (Excel), uadilifu (Integrity) wa hali ya juu, na uwezo wa majadiliano (Negotiation skills) ni vitu ambavyo waajiri huviangalia sana.
Mchakato wa Maombi Kupitia Ajira Portal
Maombi mengi ya kazi za serikali yanapitia mfumo wa Sekretarieti ya Ajira. Zingatia yafuatayo ili usipoteze nafasi yako:
- Kupakia Vyeti vya PSPTB: Hakikisha umepakia cheti chako cha bodi kwenye sehemu ya "Professional Certificates". Wengi wanasahau hili na kuweka vyeti vya chuo pekee, jambo linalopelekea kukatwa mapema.
- Taarifa za Wasifu (CV): Kwenye CV yako, onyesha uzoefu wako na mifumo ya ununuzi kama NeST au TANePS ya zamani. Taja miradi uliyoshiriki kusimamia manunuzi yake.
- Barua ya Maombi: Iandike kwa umakini ikielekezwa kwa Katibu wa Sekretarieti ya Ajira au Mkurugenzi wa Taasisi husika. Saini kwa mkono na uhakikishe unataja nafasi unayoomba kama ilivyoandikwa kwenye tangazo (Mfano: Procurement Officer II).
Vidokezo vya Kufaulu Usaili (Interview Tips)
Usaili wa kada hii ni wa kiufundi sana. Lazima uwe na ufahamu wa kina wa Sheria ya Ununuzi wa Umma (Public Procurement Act, Cap 410) na Kanuni zake (Regulations). Maswali mengi huzungukia maeneo yafuatayo:
Jifunze kuhusu mbinu za ununuzi (Procurement Methods) na lini zinatumika (mfano: International Competitive Bidding vs. National Competitive Bidding). Elewa tofauti kati ya "Goods", "Works", "Consultancy Services" na "Non-Consultancy Services".
Pia, jikite kuelewa INCOTERMS (International Commercial Terms) za mwaka 2020 (kama vile CIF, FOB, EXW) na jinsi zinavyoathiri gharama na hatari (risk) katika usafirishaji. Usaili pia unaweza kugusia maadili ya ununuzi na jinsi ya kuepuka mgongano wa maslahi (Conflict of Interest).
Maswali Yanayoulizwa Mara kwa Mara (FAQs)
- Swali: Je, ninaweza kuajiriwa serikalini bila kuwa na CPSP?
Jibu: Kwa nafasi za ngazi ya chini (Mfano: Supplies Assistant), unaweza kuhitaji Diploma au Certificate. Lakini kwa nafasi za Afisa (Officer level), CPSP ni kigezo muhimu na mara nyingi ni lazima uwe katika mchakato wa kuipata au unayo tayari. - Swali: Mfumo wa NeST ni nini na ni lazima niujue?
Jibu: NeST (National e-Procurement System of Tanzania) ni mfumo mpya wa kielektroniki wa ununuzi wa umma. Ni lazima kuujua kwani serikali imehama kutoka matumizi ya karatasi na TANePS kwenda NeST. - Swali: Je, ninaweza kutumia "Result Slip" ya PSPTB kuombea kazi?
Jibu: Hapana, Sekretarieti ya Ajira inataka vyeti kamili (Certificates). Result slips hazikubaliki kama mbadala wa cheti cha taaluma. - Swali: Tofauti kati ya Procurement Officer na Supplies Officer ni ipi?
Jibu: Procurement Officer anajikita zaidi kwenye mchakato wa kununua (kutafuta wazabuni, mikataba). Supplies Officer anajikita kwenye usimamizi wa mali hizo zikishafika (stoo, ugawaji, na udhibiti wa matumizi). Hata hivyo, mara nyingi mtu mmoja hufanya kazi zote mbili. - Swali: Je, kuna ukomo wa umri?
Jibu: Kwa ajira ya kwanza serikalini, umri mwisho ni miaka 45. Sekta binafsi haina sheria maalum ya umri ila inategemea sera ya kampuni.
Hitimisho
Kupata nafasi katika Ajira za Procurement & Logistic Management Zilizotangazwa Leo ni hatua kubwa ya kuanza au kuendeleza taaluma yako. Sekta hii inakua kwa kasi na inatoa fursa nzuri za maendeleo. Kikubwa ni kuhakikisha unajiendeleza kitaaluma kwa kupata CPSP na kuwa mfuatiliaji wa mabadiliko ya sheria na mifumo ya ununuzi. Usikate tamaa, andaa maombi yako kwa umakini na tuma mapema.
Bofya hapa chini kuona nafasi zote za Procurement & Logistic Management
